[ Polityka prywatności fundacji ]

Polityka prywatności Fundacji Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma 

 

*english version below polish

 

INFORMACJE PODSTAWOWE

Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest Fundacja Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma z siedzibą w Warszawie (00-025 Warszawa), Krucza 50 (dalej „Fundacja”).

Kontakt z nami możliwy jest pod poniższym adresem:

Fundacja Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma

Krucza 50

00-025 Warszawa

Tel: +48 600 363 955

e-mail: info@instytutboyma.org

W poniższym dokumencie przedstawiamy podstawowe informacje dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych.

Dokładamy starań, aby nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych były zgodne z przepisami prawa. Dbamy o bezpieczeństwo i transparentność w procesie przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzamy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

CZYJE DANE PRZETWARZAMY I NA JAKICH ZASADACH

  1. Dane osobowe osób odwiedzających nasze strony internetowe.

Fundacja Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma administruje następującymi stronami internetowymi i platformami:

Osoby odwiedzające nasze strony internetowe zazwyczaj mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam podają. W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na tych stronach. Przetwarzamy dane osobowe użytkowników korzystających z naszych platform w celu założenia konta i umożliwienia użytkownikowi korzystania z platformy i zgodnie z jej funkcjami wynikającymi z regulaminu.

  1. Dane osobowe osób, z którymi się kontaktujemy.

Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów czy listownie, przetwarzamy na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit f) RODO), w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane przetwarzamy również w celach archiwizacyjnych, co również stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne.

W takim przypadku dane będziemy przechowywać nie dłużej, niż jest to konieczne do udzielenia odpowiedzi, a po tym czasie mogą być przechowywane przez okres, który będzie wynikać z powszechnie obowiązujących przepisów prawnych właściwych ze względu na stosunek prawny jaki nawiąże się między nami w wyniku nawiązanej korespondencji.

  1. Użytkownicy odwiedzający nasze profile w mediach społecznościowych.

Przetwarzamy dane osobowe Użytkowników odwiedzających nasze profile prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem danego profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Fundacji Orange oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, akcji edukacyjnych i społecznych.

W związku z tym, że Użytkownik wchodzi z nami w interakcje na profilu możemy przetwarzać następujące kategorie danych: imię i nazwisko, wizerunek, profil publiczny oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach.

Zwracamy uwagę, że do wszystkich informacji o Użytkowniku mają dostęp dostawcy mediów społecznościowych np. facebook, Instagram, LinkedIn a jeśli Użytkownik korzysta z funkcjonalności serwisu (np. komentarzy czy polubień) imię i nazwisko Użytkownika i np. zawartość komentarza mogą zobaczyć także inni użytkownicy portalu.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez nas w powyższym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na informowaniu o naszej działalności.

Podanie danych jest dobrowolne. Dane osobowe będą przechowywane przez nas przez okres prowadzenia fanpage.

Zwracamy uwagę, że prowadzenie przez nas kanałów na portalach społecznościowych odbywa się na warunkach oraz na zasadach określonych przez dostawców poszczególnych mediów społecznościowych. Realizacja praw Użytkowników odbywa się również na zasadach określonych w regulaminach tych serwisów.

  1. Dane subskrybentek i subskrybentów list mailingowych.

Przetwarzamy adresy e-mail subskrybentek i subskrybentów list mailingowych. W niektórych przypadkach przetwarzamy również imię i nazwisko oraz województwo.

Dane osobowe subskrybentów i subskrybentek będą przetwarzane na podstawie wyrażonej przez te osoby zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO).

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu, wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów Fundacji Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma, którym jest obrona przed ewentualnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do otrzymywania mailingu dotyczącego prowadzonych przez nas działań statutowych.

W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrypcji listy mailingowej. W tym celu należy wysłać maila z taką informacją na adres:

  •  info@instytutboyma.org

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń związanych z subskrypcją listy mailingowej.

Każda osoba, której dane osobowe są przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma przetwarzane na podstawie zgody ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w zakresie, w jakiej takiej zgody udzieliła. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody tej osoby przed jej cofnięciem.

  1. Dane kandydatów i kandydatek do pracy.

W ramach procesów rekrutacyjnych przetwarzamy dane osobowe kandydatów i kandydatek do pracy. W przypadku prowadzenia procesów rekrutacyjnych oczekujemy przekazywania danych osobowych jedynie w zakresie określonym przepisami prawa.

Dane osobowe kandydatów i kandydatek do pracy przetwarzamy w celu zawarcia umowy o pracę (art. 6 ust. 1 lit b) RODO). W zakresie w jakim kandydat lub kandydatka do pracy wysyła do nas więcej danych osobowych niż wynikających z przepisów prawa, przetwarzamy dane osobowe na podstawie wyrażonej przez te osoby zgody (art. 6 ust. 1 lit a) RODO).

Niepodanie danych, o których mowa w 22 1 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy spowoduje niemożność rozpatrywania kandydatury na oferowane stanowisko.

Dane osobowe będą przechowywane przez 1 miesiąc od momentu zakończenia rekrutacji. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych na poczet przyszłych rekrutacji będziemy przetwarzać dane do momentu cofnięcia zgody, ale nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia złożenia aplikacji.

Osoba, której dane osobowe są przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma przetwarzane na podstawie zgody ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w zakresie w jakiej takiej zgody udzieliła. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody tej osoby przed jej cofnięciem.

  1. Dane osób fizycznych, z którymi współpracujemy.

W naszej działalności współpracujemy z wieloma osobami fizycznymi. Korzystamy z pomocy doradców, opiekunów, trenerów, ewaluatorów, grafików, fotografów, koordynatorów i wielu innych. Z takimi osobami zawieramy odpowiednio umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

W tych wypadkach przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wspomnianych umów (art. 6 ust. 1 lit b) RODO) w celu ich zawarcia oraz w celu ich realizacji.

Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma, którym jest dochodzenie i obrona ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, lecz ich niepodanie skutkować będzie niemożnością zawarcia i zrealizowania odpowiedniej umowy.

Dane osobowe będą przechowywane w celu realizacji umowy oraz w celach rachunkowych przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej trwania przez okres wynikający z przepisów prawa. Dane osobowe mogą być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tych umów.

  1. Dane osobowe naszych pracowników i współpracowników Zleceniobiorców/ Wykonawców/ Partnerów.

W zawieranych przez nas umowach często wskazywane są przez naszych kontrahentów osoby do kontaktu w zakresie realizacji wspomnianych umów.

Przetwarzanie danych osobowych osób wskazanych do kontaktu następuje w celu umożliwienia wykonania danej umowy i dla usprawnienia kontaktów wzajemnych w związku z Umową w oparciu o nasz prawnie usprawiedliwiony interes (art. 6 ust, 1 lit. f) RODO), którym jest kontaktowanie się z pracownikami i współpracownikami naszego kontrahenta w celu wykonania Umowy.

Przetwarzanie Twoich danych może nastąpić również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w oparciu o nasz prawnie usprawiedliwiony interes (art. 6 ust, 1 lit. f) RODO) polegający na zabezpieczeniu się przed ewentualnie kierowanymi przeciwko niemu roszczeniami w związku z wykonaniem Umowy.

Dane osobowe, które przetwarzamy to imię i nazwisko oraz służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji Umowy zaś po tym okresie, do czasu przedawnienia się roszczeń z Umowy.

Źródłem pozyskania przez nas danych osobowych osób wskazanych do kontaktu jest druga strona Umowy – tj. nasz Zleceniobiorca, Wykonawca czy Partner.

  1. Dane uczestniczek i uczestników wydarzeń publicznych.

W przypadku organizowania otwartych wydarzeń publicznych nie prosimy o podawanie danych osobowych.

W przypadku wydarzeń wymagających rejestracji co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania innych informacji.

W takim przypadku podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zarejestrowania się na wydarzenie.

Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest realizacja naszych zadań statutowych (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Dane osobowe uczestników i uczestniczek danego wydarzenia przechowujemy przez okres niezbędny do rozliczenia takiego wydarzenia i ewentualnego przesłania materiałów po wydarzeniu, jednak nie dłużej niż 6 miesięcy od zakończenia wydarzenia.

  1. Dane osób umieszczonych na publikowanych przez nas zdjęciach.

Promujemy prowadzoną przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma działalność statutową m.in. poprzez umieszczenie zdjęć na naszej stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych. W związku z publikacją zdjęć możemy przetwarzać dane osobowe osób na nich uwidocznionych takie jak: wizerunek oraz imię i nazwisko.

Podanie danych jest dobrowolne.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez osoby uwidocznione na zdjęciach zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Ponadto dane osobowe mogą być przetwarzane w celu wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Fundację, którym jest obrona lub dochodzenie ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Dane osobowe przechowujemy do końca działalności Fundacji, a w przypadku cofnięcia zgody do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Osoba, której dane osobowe są przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma przetwarzane na podstawie zgody, ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w zakresie, w jakiej takiej zgody udzieliła. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody tej osoby przed jej cofnięciem.

Zwracamy również uwagę, że podczas niektórych wydarzeń mogą być wykonywane zdjęcia czy nagrania, które będą służyły dokumentowaniu przebiegu danego wydarzenia, a nie rozpowszechnianiu wizerunku poszczególnych jego uczestników. W takich przypadkach nie jesteśmy zobowiązani do uzyskiwania zgody uczestników zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie ze wskazanym zapisem, zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza. Poprzez rozpowszechnianie zdjęć i nagrań z takich wydarzeń nie dochodzi również do przetwarzania danych osobowych (wizerunku) osób biorących udział w takim wydarzeniu, ponieważ nie mamy możliwości zidentyfikowania osób, które zostaną uwidocznione na wspomnianych zdjęciach czy nagraniach.

  1. Dane ludzi mediów.

Przetwarzamy dane ludzi mediów (dziennikarek, dziennikarzy, wydawców, pracowników działu reklamy) pozyskane bezpośrednio od nich, od redakcji lub z ogólnodostępnych źródeł informacji. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres redakcji.

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma oraz zarządzania relacjami (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji.

  1. Dane osób przekazujących darowiznę.

Przetwarzamy dane osób, które przekazały nam darowiznę.
Przetwarzamy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres zamieszkania. 

 Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób przekazujących darowiznę  jest: niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy darowizny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora w związku z prowadzoną działalnością statutową (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

  1. Zbieranie danych w innych przypadkach.

W związku z prowadzoną działalnością, Fundacja zbiera również dane osobowe w innych przypadkach np. podczas spotkań/wydarzeń czy poprzez wymianę wizytówek w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów służących do prowadzenia przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma jej działalności statutowej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w tym przypadku uzasadniony interes Fundacji (art. 6 ust. 1 lit f) RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE PRZETWARZAMY

Każdej z osób, której dane przetwarzamy przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do danych osobowych.

Każda osoba, której dane osobowe są przez Fundację przetwarzane, ma prawo dostępu do jej danych osobowych. W szczególności, w ramach tego prawa, dana osoba, może zapytać o to:

1) w jakim celu przetwarzane są jej dane osobowe,

2) jakie jej dane są przetwarzane,

3) komu Fundacja ujawnia dane (informacje o odbiorcach, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych),

4) jaki jest planowany okres przechowywania jej danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,

5) czy w stosunku do tej osoby podejmowane są zautomatyzowane decyzje, w tym czy odbywa się wobec niej profilowanie,

6) czy przekazujemy jej dane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

  1. Prawo do sprostowania danych osobowych.

Każda osoba, której dane osobowe są przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma przetwarzane ma prawo do żądania niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, ma ona również prawo do żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

  1. Prawo do usunięcia danych.

Osoba, której dane osobowe są przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma  przetwarzane, ma prawo do żądania od Fundacji, usunięcia jej danych osobowych z jej systemu, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

1) Jej dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

2) osoba ta wycofała zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

3) osoba ta wniosła sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania,

4) osoba ta wniosła sprzeciw wobec przetwarzania jej danych na potrzeby marketingowe,

5) dane osobowe tej osoby były przetwarzane niezgodnie z prawem,

6) dane osobowe tej osoby muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie,

7) dane osobowe tej osoby zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego dziecku.

  1. Prawo do ograniczonego przetwarzania danych osobowych.

1) Osoba, której dane osobowe są przez Fundację przetwarzane ma prawo do ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:

  1. a) jeżeli kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
  2. b) jeżeli przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba ta sprzeciwia się ich usunięciu,
  3. c) Fundacja nie potrzebuje już danych osobowych tej osoby do celów przetwarzania, ale są one potrzebne tej osobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  4. d) osoba ta wniosła sprzeciw wobec przetwarzania, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

2) Skorzystanie przez daną osobę z prawa ograniczenia przetwarzania oznacza, że jej dane osobowe będą mogły być przez nas wyłącznie przetwarzane (w tym przechowywane) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

  1. Prawo do przenoszenia danych osobowych.

Każda osoba, której dane osobowe są przez Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma przetwarzane ma prawo do przenoszenia danych tj. otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoich danych osobowych oraz ma prawo żądać aby te dane osobowe przesłać innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie wyrażonej przez tę osobę zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

  1. Prawo do wniesienia sprzeciwu.

Każda osoba, której dane osobowe są przez Fundację przetwarzane ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania przez Fundację danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Fundację Instytut Studiów Azjatyckich i Globalnych im. Michała Boyma  (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

  1. Prawo do wniesienia skargi.

Każda osoba, której dane osobowe są przez Fundację przetwarzane ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

  1. Prawo do cofnięcia zgody.

Osoba, której dane osobowe są przez Fundację przetwarzane na podstawie zgody ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w zakresie w jakiej takiej zgody udzieliła. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody tej osoby przed jej cofnięciem.

CO ZROBIĆ ŻEBY SKORZYSTAĆ ZE SWOICH PRAW?

  1. Wniosek dotyczący realizacji Twoich praw należy zgłosić w formie elektronicznej na adres mailowy info@instytutboyma.org lub w formie pisemnej na adres kontaktowy wskazany powyżej.
  2. Jeżeli nie będziemy w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwrócimy się do Ciebie o dodatkowe informacje.
  3. Odpowiedź na Twój wniosek powinna zostać przez nas udzielona w ciągu miesiąca od dnia jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu poinformujemy Cię o tym fakcie i przyczynach tego opóźnienia.
  4. Jeżeli wniosek złożono w formie mailowej lub jeżeli poprosiłeś o udzielenie odpowiedzi w formie mailowej w takiej właśnie formie odpowiemy na Twoje zgłoszenie. W pozostałych przypadkach odpowiadamy za pośrednictwem poczty tradycyjnej.

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY (EOG)

Fundacja przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

1) współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej,

2) stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską,

3) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy,

4) w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield), zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.

Fundacja zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

PROFILOWANIE

Co do zasady nie prowadzimy wobec osób, których dane osobowe przetwarzamy profilowania, ani nie są w stosunku do takich osób podejmowane żadne zautomatyzowane decyzje.

ZMIANA POLITYKI PRYWATNOŚCI

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 28 czerwca 2019 r.

Privacy policy of the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boym

 

BASIC INFORMATION

 

The administrator of personal data, whose processing principles are described in this document, is the Foundation Institute of Asian and Global Studies Michał Boym with headquarters in Warsaw (00-025 Warsaw), Krucza 50 (hereinafter the “Foundation”).

 

Contact us is possible at the following address:

 

Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boym

Krucza 50

00-025 Warsaw

Tel: +48 600 363 955

e-mail: info@instytutboyma.org

 

The following document presents basic information about the processing of personal data by us.

 

We strive to ensure that our activities related to the processing of personal data comply with the law. We care about security and transparency in the processing of personal data.

 

We process personal data both in paper and electronic form.

DETAILS AND ON WHICH RULES

 

Personal data of people visiting our websites.

 

Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma administers the following websites and platforms:

 

https://instytutboyma.org/

 

Visitors to our websites usually have control over the personal information they provide us with. To a limited extent, we may collect personal data automatically via the cookies located on these websites. We process personal data of users using our platforms to set up an account and allow the user to use the platform and in accordance with its functions resulting from the regulations.

Personal data of people we contact.

 

We process personal details of people whom we contact via e-mail, telephone, SMS or post based on our legitimate interest (Article 6 (1) (f) of the GDPR) to service correspondence for the purposes of content of communication or to make contact in the future. The data is also processed for archiving purposes, which also constitutes our legally legitimate interest (Article 6 (1) letter f) of the GDPR).

 

These details may include your name, address, e-mail address, telephone number and any other information contained in the message. Providing this data is voluntary.

 

In this case, the data will be stored no longer than it is necessary to provide a response, and after that time may be stored for a period that will result from the generally applicable legal provisions due to the legal relationship that will arise between us as a result of correspondence .

 

Users visiting our profiles on social media.

https://www.facebook.com/instytutboyma/

https://www.instagram.com/instytutboyma/

https://www.linkedin.com/company/instytut-boyma/

 

We process personal data of Users visiting our profiles conducted in social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn). This data is processed only in connection with running a given profile, including to inform Users about the Orange Foundation’s activity and to promote various types of events, educational and social campaigns.

 

Due to the fact that the User interacts with us on the profile, we can process the following categories of data: name and surname, image, public profile and other information provided in messages or comments.

 

Please note that all information about the User has access to social media providers, eg facebook, Instagram, LinkedIn and if the User uses the site’s functionality (e.g. comments or likes), the User’s name and surname, e.g. other portal users .

 

The legal basis for the processing of personal data by us for the above purpose is our legally legitimate interest (Article 6 (1) letter f) of the RODO), consisting in providing information about our activities.

 

Providing the data is voluntary. Personal data will be stored by us for the duration of the fanpage.

 

We would like to point out that we run our channels on social networks on the terms and conditions set by the providers of individual social media. Users’ rights are also exercised according to the rules set out in the regulations of these websites.

 

Data of subscribers and subscribers of mailing lists.

 

We process email addresses of subscribers and subscribers of mailing lists. In some cases, we also process the first and last name as well as the voivodship.

 

Personal data of subscribers and subscribers will be processed on the basis of their consent (Article 6 (1) (a) of the GDPR).

 

Providing data is voluntary, but necessary to receive mailing regarding our statutory activities.

 

You can unsubscribe from the mailing list at any time. For this purpose, please send an email with this information to the following address:

 

info@instytutboyma.org

 

Your personal data will be kept for the period of limitation of claims related to the subscription of the mailing list.

 

Each person whose personal data is provided by the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma processed on the basis of consent has the right to withdraw at any time the consent to the processing of his personal data to the extent in which he consented. Withdrawal of consent will not affect the processing which was made on the basis of the consent of that person before its withdrawal.

 

Data of candidates and candidates for work.

 

As part of recruitment processes, we process personal data of candidates and candidates for work. In the case of conducting recruitment processes, we expect the transfer of personal data only to the extent specified by law.

 

We process personal data of candidates and candidates for employment in order to conclude a contract of employment (Article 6 (1) (b) of the GDPR). To the extent the candidate or job applicant sends us more personal data than under the law, we process personal data on the basis of their consent (Article 6 (1) (a) of the RODO).

 

Failure to provide the data referred to in Article 22 (1) of the Act of 26 June 1974 of the Labor Code will result in the inability to examine the candidature for the position offered.

 

Personal data will be kept for 1 month from the moment of recruitment completion. In the event of consent to the processing of personal data towards future recruitment, we will process the data until withdrawal of consent, but no longer than for a period of 6 months from the date of submission of the application.

 

The person whose personal data is provided by the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma processed on the basis of consent has the right to withdraw at any time the consent to the processing of his personal data to the extent in which he consented. Withdrawal of consent will not affect the processing which was made on the basis of the consent of that person before its withdrawal.

 

Data of natural persons with whom we cooperate.

 

We work with many natural persons in our business. We use the help of advisers, supervisors, trainers, evaluators, graphic designers, photographers, coordinators and many others. With such persons, we conclude, respectively, task or task contracts.

 

In these cases, the processing of personal data takes place on the basis of the aforementioned agreements (Article 6 (1) (b) of the GDPR) for the purpose of their conclusion and for their implementation.

 

Personal data may also be processed for the purpose resulting from legitimate interests pursued by the Foundation Institute of Asian and Global Studies them. Michał Boym, which is the investigation and defense of potential claims (Article 6 (1) letter f) of the GDPR).

 

Providing data is voluntary, but failure to do so will result in the inability to conclude and implement the relevant contract.

 

Personal data will be stored for the purpose of contract performance and for accounting purposes for the duration of the contract, and after its termination for the period resulting from the law. Personal data may be stored during the prescription period of any claims arising from these agreements.

 

Personal data of our employees and co-workers from Contractors / Contractors / Partners.

 

The contracts we conclude are often indicated by our contractors to contact in the implementation of the aforementioned contracts.

 

The processing of personal data of persons indicated for contact takes place in order to enable the execution of a given contract and to improve mutual contacts in connection with the Agreement based on our legally justified interest (Article 6 (1) (f) of the RODO), which is contacting employees and associates of our contractor to perform the Contract.

The processing of your data may also take place in order to establish, assert or defend claims based on our legally justified interest (Article 6 (1) (f) of the RODO) consisting in securing against any claims against him in connection with the performance of the Agreement.

 

Personal data that we process is your name and business email address, business phone number.

 

Personal data will be kept for the duration of the Agreement and after this period, until the claims under the Agreement are time-barred.

 

The source of the personal data we collect for contact persons is the other party to the Agreement – ie our Contractor, Contractor or Partner.

 

Data of participants and participants of public events.

 

In the event of open public events, please do not provide personal data.

 

In the case of events requiring registration as a rule, please provide: name, e-mail address, telephone number, unless the nature of the event (eg training) will require the collection of other information.

 

In this case, providing data is voluntary, but necessary to register for the event.

 

We process the data in order to organize the event, based on our legally legitimate interest, which is the implementation of our statutory tasks (Article 6 (1) letter f) of the GDPR).

 

We store personal data of participants and participants of a given event for the period necessary to settle such an event and eventual sending of materials after the event, but not longer than 6 months from the end of the event.

Data of people placed on the photos we publish.

 

We promote the Institute for Asian and Global Studies for them, run by the Foundation Michał Boym’s statutory activity, among others by posting photos on our website and profiles on social media. In connection with the publication of photos, we may process personal data of people visible to them, such as: image and name and surname.

 

Providing the data is voluntary.

 

The processing of personal data is based on the consent expressed by the persons shown in the pictures (Article 6 (1) (a) of the GDPR).

 

In addition, personal data may be processed for the purpose resulting from legitimate interests pursued by the Foundation, which is to defend or pursue potential claims (Article 6 paragraph 1 letter f) of the GDPR).

 

We store personal data until the end of the Foundation’s activity, and in the event of withdrawal of consent until the time of limitation of possible claims based on our legitimate interest (Article 6 (1) letter f) of the GDPR).

 

The person whose personal data is provided by the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma, processed on the basis of consent, has the right to withdraw at any time the consent to the processing of his personal data to the extent to which he consented. Withdrawal of consent will not affect the processing which was made on the basis of the consent of that person before its withdrawal.

 

We also draw attention to the fact that during certain events photos or recordings may be made, which will serve to document the course of a given event, and not to disseminate the image of individual participants. In such cases, we are not obliged to obtain the participants’ consent in accordance with art. 81 of the Act on Copyright and Related Rights. According to the indicated provision, the permission does not require the dissemination of the image of a person constituting only a detail of the whole such as the assembly, landscape, public event. By distributing photos and recordings from such events, there is also no processing of personal data (image) of people participating in such an event, because we can not identify people who will be shown on the mentioned photos or recordings.

  1. Data of media people.

 

We process data of media people (journalists, journalists, publishers, employees of the advertising department) obtained directly from them, from the editorial office or from public sources of information. The scope of data processed may include: name and surname, e-mail address, telephone number, editorial office address.

 

Data processing is based on our legitimate interest in order to inform about the activities undertaken by the Foundation Institute of Asian and Global Studies Michał Boym and relationship management (Article 6 (1) letter f) of the GDPR).

 

We process the data until the end of the Foundation’s activity.

 

Data of donors.

 

We process the details of people who donated to us.

We process the following personal data: name and surname, address of residence.

 

The legal basis for the processing of personal data of donors is: the necessity of data processing to perform a donation contract (Article 6 (1) (b) of the GDPR); necessary to fulfill the legal obligation of the Administrator (Article 6 (1) (c) of the RODO); the legitimate interest pursued by the Administrator in connection with the statutory activity carried out (Article 6 (1) letter f) of the RODO).

 

Collecting data in other cases.

 

In connection with the activities carried out, the Foundation also collects personal data in other cases, eg during meetings / events or by exchanging business cards for purposes related to initiating and maintaining contacts used by the Foundation to conduct Institute for Asian and Global Studies. Michał Boym its statutory activity. The legal basis for the processing of personal data is in this case the legitimate interest of the Foundation (Article 6 (1) letter f) of the RODO) consisting in creating a network of contacts in connection with the conducted activity.

RIGHTS OF PEOPLE WHO DATA PROCESSING

 

Each of the persons whose data we process has the following rights:

 

The right to access personal data.

 

Each person whose personal data is processed by the Foundation has the right to access their personal data. In particular, under this law, a person may ask about it:

 

1) for what purpose personal data are processed,

 

2) what its data is processed,

 

3) to whom the Foundation discloses data (information about recipients to whom personal data have been or will be disclosed, in particular about recipients in third countries or international organizations),

 

4) what is the planned period of storage of her personal data, and if it is not possible, the criteria for determining this period,

 

5) whether automated decisions are made in relation to this person, including profiling,

 

6) whether we pass it on to a third country or an international organization.

 

The right to rectify personal data.

 

Each person whose personal data is provided by the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma has the right to request immediate correction of his personal data that is incorrect. Taking into account the purposes of processing, it also has the right to request supplementing incomplete personal data.

 

The right to delete data.

 

The person whose personal data is provided by the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma, has the right to request the Foundation to delete its personal data from its system if one of the following circumstances applies:

 

1) Her personal details are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed,

 

2) the person has withdrawn the consent on which the processing is based and there is no other legal ground for processing,

 

3) the person has objected – due to reasons related to its special situation – to the processing and there are no overriding legitimate grounds for processing,

 

4) the person has objected to the processing of his data for marketing purposes,

 

5) personal data of this person were processed unlawfully,

 

6) personal data of this person must be removed in order to fulfill the legal obligation provided by law,

 

7) personal data of this person were collected in connection with offering information society services to the child.

The right to limited processing of personal data.

1) A person whose personal data is processed by the Foundation has the right to limit the processing in the following cases:

 

  1. a) if it challenges the correctness of personal data,
  2. b) if the data processing is unlawful and the person opposes their removal,
  3. c) the Foundation no longer needs the personal data of that person for the purpose of processing, but it is necessary for that person to establish, assert or defend claims,
  4. d) he has objected to the processing, for reasons related to his specific situation.

2) Your right to limit processing means that your personal data may only be processed by us (including stored) in order to determine, assert or defend claims or to protect the rights of another natural or legal person or for important reasons of public interest.

 

The right to transfer personal data.

 

Each person whose personal data is provided by the Foundation Institute for Asian and Global Studies Michał Boyma has the right to transfer data, i.e. receiving in a structured, commonly used machine-readable format of his personal data and has the right to request that personal data be sent to another administrator if the data are processed on the basis of the consent of that person or contract and in an automated manner.

 

The right to raise objections.

Any person whose personal data is processed by the Foundation has the right to object at any time – for reasons related to its special situation – to the processing of personal data by the Foundation on the basis of a legally legitimate interest. Fundacja Instytut Studiów Ascy i Globalnych im. Michał Boym (Article 6 (1) letter f) OF THE RODO.

 

The right to lodge a complaint.

Each person whose personal data is processed by the Foundation has the right to file a complaint to the President of the Office for Personal Data Protection, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw.

The right to withdraw consent.

A person whose personal data is processed by the Foundation on the basis of consent has the right to withdraw at any time the consent to the processing of his personal data to the extent that he consented. Withdrawal of consent will not affect the processing which was made on the basis of the consent of that person before its withdrawal.

WHAT TO DO TO USE YOUR RIGHTS?

The application regarding the execution of your rights should be submitted in electronic form to the email address info@instytutboyma.org or in writing to the contact address indicated above.

If we can not identify the person submitting the application on the basis of the submitted application, we will ask you for additional information.

We should reply to your request within one month of receiving it. If it is necessary to extend this deadline, we will inform you of this fact and the reasons for this delay.

If the application was submitted in the form of an e-mail or if you asked for a response in the form of an e-mail in this form, we will respond to your request. In other cases, we respond via traditional mail.

TRANSMISSION OF DATA OUTSIDE THE EUROPEAN ECONOMIC AREA (EEA)

The Foundation transfers personal data outside the EEA only when it is necessary and with an adequate level of protection, primarily through:

 

1) cooperation with entities processing personal data in countries for which an appropriate decision of the European Commission has been issued,

 

2) use of standard contractual clauses issued by the European Commission,

 

3) application of binding corporate rules, approved by the competent supervisory authority,

 

4) in the event of data transfer to the USA – cooperation with entities participating in the Privacy Shield program, approved by the European Commission.

 

The Foundation always informs about the intention to transfer personal data outside the EEA at the stage of collection.

PROFILING

As a rule, we do not lead to persons whose personal data we process profiling, nor are any automated decisions made against such persons.

CHANGE OF PRIVACY POLICY

The policy is verified on an ongoing basis and updated if necessary.

The current version of the Policy has been adopted and has been in force since June 28, 2019.